如何提高文祕的辦公效率

文祕能依工作的輕重緩急排定優先級，妥善運用自己的時間與資源，有效管理工作流程及進度。那麼大家知道如何提高文祕的辦公效率呢？下面一起來看看！

　　一、作爲一名出色的祕書，要有效利用工作時間,提高辦公效率應該從下幾方面開始:

1、明確自己的工作任務和職責;

2、要區分常規工作和非常規工作;

3、動腦筋思考,分清工作的輕重緩急,判斷工作的先後次序,重要的工作、緊急的工作先做,科學的有序的一項一項地完成工作任務。

4、巧妙地運用一些方法,合理分配精力,精明地利用時間,以提高效率;

5、使用辦公輔助手段幫助組織工作;

6、安排工作要適應整個流程的正常運轉,不間斷、延誤或降低團隊的整體效益;

7、要遵照組織制定的規章制度和有關工作的承辦期限,不能只憑個人想象和愛好安排工作;

8、祕書應儘量堅持記工作日記,通過時間和活動的詳細記錄,認真分析、評估自己利用時間的有效程度。

　　二、祕書在實際工作中，常常會遇到這些情況：

做會議記錄，寫着寫着筆沒水了;

訂文件時，剛訂一下，訂書機卡殼了;

用膠水時，找不到刷子;

開會時間到了，找不到會議室的鑰匙;

類似此種急人、抓瞎的實例還可以列舉一些。

這些看來都是雞毛蒜皮不值得一提的小事，卻直接關係到工作的質量和速度，在某種意義上說，也反映了一個人的素質。工欲善其事，必先利其器。那麼，器如何利呢?

　　三、日常使用的必備工具：

1、準備2支以上的筆，經常帶在身上。

2、選用質量較好的訂書機並注意維護，使之處於良好狀態。

3、區別針、大頭針、訂書釘放在隨手可取的固定地方，不要因爲找這些東西而耽誤了時間。

4、剪刀、裁紙刀放在順手地方，辦公室一般不用摺疊剪刀，以免用時打不開。

5、各種顏色的筆各備一支，尺子一把，鉛筆3支以上，事先削好。

6、信封、信紙、便箋、電話記錄紙和常用公文紙放在固定地方。

7、保管好本職業務所需要的計算器等辦公用品。

8、辦公室、會議室、辦公桌、保險櫃等處的鑰匙起碼準備兩套。一套放在固定地方，另一套帶在身上，不要因爲一時找不到鑰匙而影響辦公效率。辦公室鑰匙和家用鑰匙不要混放。出差時，應將辦公用鑰匙留在單位，以免丟失。

以上說的一些非常小的事情許多人並沒有留意，東放一個，西放一個，爲了提高工作效率，最好按照上面的提示做。

　　四、作爲祕書，辦公桌上應該儘量備齊各種實用工具書：

1、一本字典。起碼有一本新華字典,如果有辭海更好。其它各類詞典(包括簡化字表)根據情況準備。

2、常用的政策規定、條令、制度等,特別是和本職工作關係密切的要準備好。如果某些政策規定文件不能個人保存,則分類記住什麼單位、什麼時間制發的,什麼文件號,用的時候很快就能借到。

3、有關單位或者所屬單位的通訊地址、電話號碼等。因爲地址不清,文件信函郵寄出去不能收到而成爲死信,導致耽誤事情的現象屢見不鮮。

4、飛機、火車、輪船、公共汽車時刻表及交通方面的手冊。

5、中國地圖、世界地圖及有關地理方面的手冊。

6、中外歷史年表、重大紀念日、本單位有關的重要日子列表。

7、計量單位簡表,節氣、氣象方面的知識手冊。

8、漢語拼音字母表、標點符號用法簡表、數字用法規定。

9、與本職工作有關的表格。

一個祕書人員的腦子不可能記住各方面的事情,準備點工具書(表)等,用時查是高效工作所必須的。

一、把必需品放桌上想要在工作效率上有所提升，從辦公桌上下手吧。比如電腦本、筆記本、資料等重要東西，千萬要出現在辦公桌上，不要收在抽屜裏。

二、收起無用之物把生活上的一些東西儘可能的收到抽屜裏，不僅眼不見爲淨，還能很好的排出你的雜念。分神的時候偶爾看見那些東西會刻意去把玩兩下，這樣時間就悄悄溜走了。

三、制定工作目標做一個詳細的工作目標和每天的行程安排，比如上午主要是做什麼內容的工作，下午是做什麼內容的工作。或者分的更細一些，哪個小時該幹什麼，一個月內完成什麼任務等。